Firmy investují do automatizace, digitalizace a umělé inteligence. Přesto se často stává, že výsledky nepřicházejí tak rychle, jak management očekává. Kde je problém? Je to technologie, procesy – nebo lidé?
O tom jsme si povídali s Petrem Peniškou, který se dlouhodobě věnuje optimalizaci procesů ve výrobních i servisních firmách.
Petře, firmy o AI stále a všude mluví. Ale mnohdy zůstávají u slov. Co podle tebe brání tomu, aby ji opravdu efektivně využívaly?
Technologie většinou problém není. Největší bariéra je způsob myšlení. Firmy si často myslí, že stačí koupit nástroj nebo realizovat projekt na optimalizaci procesů. Jenže procesy samy o sobě nic nezmění, pokud lidé nezmění způsob, jak o práci přemýšlejí. Hodně firem jde do změn s jednoduchým cílem: ušetřit peníze. To je ale hodně krátkozraké. Když se optimalizace redukuje jen na úspory, ztratí se její podstata – zlepšování práce, hodnoty pro zákazníka a spolupráce mezi lidmi.
Setkáváš se ve firmách s odporem vůči změnám?
Ano, velmi často. Typickým problémem je rozdělení na „my“ a „oni“. Management něco rozhodne, ale střední management nebo lidé v provozu u toho vůbec nejsou. Je logické, že vzniká odpor. Lidé mají pocit, že se změna děje proti nim, ne s nimi. A přitom právě oni často mají nejlepší přehled o tom, kde se v procesech ztrácí čas nebo energie.
V rozhovorech o změnách často zmiňujeme mindset. Co tím vlastně myslíš?
Mindset je způsob, jak lidé přemýšlejí o své práci a o jejích dopadech. Ve firmách se často setkáváme s poměrně úzkým pohledem: „Jak to ovlivní mě?“ Kolik práce mi to přidá? Jenže pokud chceme dělat skutečné změny, potřebujeme širší perspektivu. Lidé musí začít přemýšlet nejen o vlastním úkolu, ale o tom, jak jejich práce ovlivňuje ostatní v procesu, jaký to má dopad na firmu, a někdy i na širší společenský nebo environmentální kontext. Bez této změny myšlení se jakákoliv optimalizace rychle zasekne.
Když se vrátíme k procesům – kde dnes firmy nejčastěji ztrácejí čas?
Paradoxně často mimo výrobu. Ve výrobních procesech firmy už dlouhodobě optimalizují. Ale back office, administrativa nebo interní komunikace mají obrovské rezervy.
Na jednom workshopu jsme například řešili úplně banální věc – dostupnost materiálu. Stačilo změnit způsob komunikace a firma ušetřila přibližně 10 hodin práce týdně. To je typický příklad takzvané provozní slepoty. Lidé jsou zvyklí na určitý způsob práce tak dlouho, že přestanou vidět, že existuje jednodušší řešení.
Kde do toho vstupuje umělá inteligence?
AI je velmi silný nástroj, ale pořád je to jen nástroj. Potřebuje jasné zadání, kontext, a někoho, kdo rozumí procesu. AI se vlastně učí podobně jako člověk. Pokud jí nedáme správná data a nevysvětlíme souvislosti, nebude fungovat dobře. Proto je důležité nejdřív zjednodušit procesy a odstranit nesmysly. Teprve potom dává smysl automatizovat nebo nasazovat AI.
Máš nějaký konkrétní praktický příklad?
Ano. V jedné firmě jsme analyzovali velký objem dat, který lidé zpracovávali ručně. Zabíralo to měsíce práce. Když jsme proces nastavili pro AI, zvládla stejnou analýzu během čtvrthodiny. Ale důležité je říct jednu věc: AI ten problém sama nevyřešila. Nejdřív jsme museli pochopit proces a správně definovat úkol.
Přesto mají lidé z AI často strach.
To je přirozené. V jedné firmě například zaměstnanci sabotovali autonomní vozítka, protože se báli, že přijdou o práci. Management nakonec změnil přístup. Místo direktivního zavedení začal s lidmi mluvit o tom, jak se jejich práce změní a co budou dělat jinak. Jakmile lidé pochopili smysl změny, odpor prakticky zmizel.
Co tedy firmy potřebují, aby změny skutečně fungovaly?
Je potřeba propojit tři věci: procesy, technologie a způsob myšlení lidí. Pokud se řeší jen jedna z nich, výsledky jsou vždy omezené.
Co bys doporučil firmám, které chtějí začít?
Začít jednoduše. Podívat se na procesy a odstranit zbytečné kroky. Zapojit lidi, kteří v těch procesech pracují. A teprve potom hledat možnosti automatizace.
A hlavně se nebát postupných kroků. Nemusíme čekat na dokonalé řešení.
Změna je podobná tomu, když poprvé řídíš auto v zemi, kde se jezdí na druhé straně silnice. Zpočátku je to nepohodlné. Ale po čase se z toho stane nový standard.
Poslední otázka: Co je podle Tebe největší nevyužitý potenciál ve firmách?
Potenciál lidí. Ve spoustě organizací tráví schopní lidé obrovské množství času administrativou nebo zbytečnými činnostmi. Pokud se podaří tyto věci zjednodušit nebo automatizovat, uvolní se kapacita na to nejdůležitější: rozvoj byznysu, inovace a spolupráci. A to je možná ta největší hodnota, kterou mohou procesy a AI firmám přinést.